A tagozatok létszámkimutatásának példájában bemutattam a főtárgyas órában részesülők számának szakok szerinti -azon belül tanároként osztály (alapfok), továbbképző (osztály) bontásban történő- létszámkimutatását, valamint a "B"-sek összesítését.
Ez a kimutatás tartalmazta a tanulók létszámát oktatás helyszíne (központ, kihelyezett tagozatok) szerinti bontásban.

A főtárgyas növendékek és a csoportos főtárgyas növendékek nyilvántartásának * példájában bemutattam azt a sablont, mely az év eleji statisztika elkészítésekor segített a munkámat. Az egyéni főtárgyas és csoportos főtárgyat tanító tanárok naplói alapján felvett adatok összesítésekor kaptam meg az egyes hangszercsoportra, az elméleti főtárgyas csoportokra, ill. a teljes létszámra vonatkozó adatokat.

Látnunk kell, hogy a három példa egyetlen adathalmaznak -a zeneiskolai létszámadatainak- valamilyen szempont szerinti rendezése. A szempontokat az intézménytől megkívánt statisztikai kimutatásokban kért bontások határozzák meg.
Egyetlen Excel munkalapon szinte lehetetlen volna az iskolától megkövetelt különféle statisztikákat és kimutatásokat egyszerre ábrázolni. És ez teljesen felesleges is. A helyes út olyan adattárat (adatbázist) létrehozni, amely alapján a tanévsorán szükséges összes kimutatást, statisztikát, nyilvántartást az éppen szükséges kritériumok szerint könnyen el lehet készíteni. Vagyis az előreláthatóan szükséges adatok rendelkezésre álllását, kéznél levőségét kell biztosítanunk ahhoz, azokból a szokásos kimutatásokat bármikor elkészíthessük.

A B-sek számára alapvetően két okból lehet szükségünk:
- az éve eleji satisztika elkészítéséhez
- a tantárgyfelosztáshoz ill. a tanári óraszámok megállapításához.

A fenti három példa mindegyikében szereplenek a B-s növendékról adatok, így megtalálható
A) teljes létszámuk összesítésel (tagozatok létszámkimutatása)
B) hangszeres szakonkénti létszámuk összesítése(főtárgyas növendékek)
C) elméleti szakonkénti létszámuk összesítéséve (csoportos növendékek).

Az éve eleji statisztikában azonban részletesen (hangszercsoportonként ill. elméleti főtárgyanként) is meg kell adni az alapfokra és a az továbbképzőre járok külön számát.

Ez a feladat akár az A, akár a B és C megjelenítésben a B-sekről található oszlopok segítségével elvégezhető: a kimásolás és a felesleges oszlopok törlése után csak a részösszegek megjelenítését kell megoldanunk.
Én erre a típusú kimutatásra a tagazatok létszámkimatásának példájaban bemutatott kimutatást használtam. Teendőm csak annyi volt, hogy az egyes tanszakok részösszegeit is meg kellett jelenítenem. (lásd példafájl: elv munkalap)

A visszakereshetősége érdekében ezt a kimutatást is tanár nevéhez (és a hozzátartozó naplóhoz) kötöttem. Azoknak a tanároknál, akik ugyanazt a tárgyat több helyszínen is tanítják (vagyis több naplóval rendelkeznek) a második (és további) naplóból kinyert adatokhoz nem ismételtem meg a nevet.
(lásd példafájl: B-sek szakonként munkalap)

Ennél egyszerűbben, az Excel Részösszeg parancsával is hozzá lehet jutni a keresett eredményhez. A részösszeg funkció használatához a B-sek szakonként munkalap összesítő sorait törölni kell, a hangszerek és a tanárok nevét pedig mindig ki kell írni. (lásd példafájl: B-sek szakonként munkalap) **

A "B"-s növendékek szakonkénti kimutatásának példája innen is elérhető.

* A költségvetési törvényekben a helyi önkormányzatok normatív hozzájárulásai felsorolásakor az alapfokú művészetoktatás normatívájának meghatározásakor ia főtanszak kifejezés használatos. Én azonban helyesebbnek érzem a főtárgy szót, ezért közreadott példáim magyarázatakor főtanszak helyett általában a főtárgy szót használom. vissza

** Példáim közreadásakor az Excel legalább alapfokú ismeretét feltételezem, és számítok arra, hogy a közzétett példák celláira kattintva az érdeklődők meg tudják találni a hivatkozásokat, a műveletek és függvények képletét, a cellaformás és feltételes formázás beállításait, ismerik és használják a fontosabb függvényeket és az Excel szűrés funkcióját. vissza