A számítógép segítette zeneiskolai adminisztráció témájában közzétett példákban bemutattam, hogy a múlt század végén, némi találékonysággal és energia-befektetéssel, hogyan állítottam elő a legszükségesebb zeneiskolai nyilvántartásokat.
A sorozatban többször jeleztem, hogy a sok-sok kimutatás tulajdonképpen egyetlen nagy közös forrásra (adatárra) támaszkodik, a különféle kimutatások tulajdonképpen ennek az adattárnak a "lekérdezései". Mire a rendszeresen és/vagy ciklusokban visszatérő kimutatási és nyilvántartási feladathoz elkészítettem saját, lrugalmasan alakítható sablonjaimat beláttam, az igazi megoldás egy adatbázisprogramban készült adatbázis lenne. 1
Az addigi Exceles fejlesztéseim nem éreztem kárba veszettnek. Megtanultam, hogy az egyes feladatok és problénák megoldásához milyen lekérdezésekre van szükségem 2 , és számba vette, hogy az eredményekhez milyen nyilvántartandó adatok alapján tudok hozzájutni. 3

A piacon körülnézve (2000-ben) nem találtam egyetlen érdemes terméket sem. A megnézett programokat zeneiskolát ismerő és programozni tudó teamek készítették ugyan, a próbaverzió futtatása után azonban elálltam a vásárlás szándékától. Nem maradt más: saját igényeink szerint, saját magunknak kellett kiviteleztetni a megfelelő zeneiskolai adatbázist. Mivel az Office csomagot a zeneiskolám legálisan bírtaa, és remény nyílott arra, hogy később más ECDL-t végzett kollégák is bekapcsolódjanak a zeneiskolai adatbázis használatába, továbbfejlesztésébe, az MSAccess mellett döntöttem. 4

A zeneiskolai adatbázis két hónap alatt elkészült.
Az adatbázissal én elégedett voltam. Az iskolából azonban 2001 októberében a Magyar Állami Operaházhoz kerültem, az évekig használni tervezett alkalmazás beválásáról nincsen hírem.
A jogokat a zeneiskola megvette. A zeneiskolai adatbázist így még üresen, adatok nélkül sem tudom közzétenni.
Viszont részt tudok venni egyéni igényekre szabott művészeti iskolai adatbázis elkészítésében.
Aki érdeklődik, annak szívesen segítek.

Az adminisztrációs munkával túlterhelt vagy nem túlterhelt zeneiskola-igazgatóknak mindenesetre jó kedvet, jó egészséget kívánok.

1 Az Excel Pivot table funkciója és a makrókészítés tartogatott további lehetőséget. A Pivot tablet csak némileg szofisztikáltabbnak tartottam az addigi megoldásaimnál, a makrókészítés már a programozás felé vitt volna el, de ebbe meg nem akartam elmerülni. Ha viszont már úgy is programozóra volt szükségem, inkább szerettem volna egy valódi adatbázis alkalmazást. vissza

2 Lekérdezni kell tudni a tanárok esetében (a teljesség igénye nélkül)
- tanár nemét
- az azonosításhoz, az eléréshez szükséges adatokat
- az alkalmazáshoz és a bérszámfejtéshez szükséges adatokat
- az óraszámkedvezmények összegét
- az összes tanított órák számát
- a várható túlórák számát egyénenként és összesítve
- a fizetési fokozatokban ugrás évét
- jubileumi jutalom esedékességének idejét
- nyugdíjba lépés várható idejét;

a működéssel kapcsolatban meg kell tudni kapni
- a havi nettó és bruttó bértömetget, a járulékok összegét, a pótlékok összegét
- az összes személyi jellegű kiadást

- a zenekari órák számát, ezek tanóra értékét
- a kamaraórák számát, ezek tanóra értékét.
- a korrepetíciós órák számát
- a megadott korrepetíciós órák alatt kísérhető maximum növendékszámot,

- az összes HEK-es számát
- az alapfokra járó A-s növendék számát szakonként, évfolyamonként és összesítve
- az alapfokra járó "B"-s növendék számát szakonként, évfolyamonként és összesítve
- a továbbképzőre járó "A"-s növendék számát szakonként, évfolyamonként és összesítve
- az összes továbbképzőre járó "B"-s növendék számát szakonként, évfolyamonként és összesítve
- az egyéni főtárgyas növendék lészámát
- 6 éven alulika számát, 22 éven felüliek számnát és a normatívára jogosultak számát
- a tanulók számát tagozatonként
- a tanulók számát szakonként
- a két főtárgyasok számát (nevét, hangszerét, tanárait)
stb, stb. vissza

3 A bemutatott példák nem tartalmazzák a közalkalmazottak és más, az iskolával szerződéses jogviszonyban álló természetes és jogi személyekkel kapcsolatos nyilvántartásokat. Egy tényleg alapos zeneiskolai adatbázisban a példákban említetteknél messze több adatot kellett tudni eltárolni. A felveendő adatok sorát meghatározzák a kötelezendően nyilvántartandó adatokra vonatkozó előírások (Közalkalmazotti Tv 5. sz. melléklet "közalkalmazotti alapnyilvántartás adatköre", Közoktatási Tv. és végrehajtási rendeleteik), és korlátozzák az adatvédelem és személyhez fűződő jogokat szabályozó rendelkezések.
A sorozat 10 példájában tárgyaltakon kívül az alkalmazottak és a növendékek adatainak tömegét kellett már az Excel adattárakba is felvennem., a rendeletek és az iskola adatszolgáltatási kötelezettségei miatt az Access adatbázisba még ennél is több került.

Fel kell tudni venni a közalkalmazott pedagógus
- nevét
- születési helyét, idejét
- anyja nevét
- TAJ számát, adóazonosító jelét
- lakóhelyét (tartózkodási hel), telefonszámát
- családi állapotát
- gyermekeinek születési ideje
- alkalmazásának százalékát
- alkalmazásának fajtáját (főállású, további munkaviszonyt létesítő, részfoglalkozású, nyugdíjas)
- besorolását, besorolásának időpontját, vezetői megbízását, FEOR-számát
- végzettségét
- a továbbképzésének teljesítése
- az átsorolás esedékességét
- a jubileumi jutalom esedékességét
- a nyugdíjazás kérelmének esedékességét
- a védett kor elérésének esedékességét
- a pótlékok tételenkénti felsorolásét
- az órakedvezmény tételenkénti felsorolását
- a tisztségek felsorolását
- a kitüntetések, elismerések felsorolását
- a "minőségi pótlékban" részesülést
- a "minőségi pótlék" mértékét, összegét
- hatályos fegyelmi büntetését
- címadományozás, jutalmazás, kitüntetés adatai
- a minősítések időpontja és tartalma
- az iskolánál a jogviszony kezdetét
st., stb.

A tanuló esetében fel kell tudni venni
- a nevét
- anyja nevét
- születési dátumát
- eltartója nevét
- eltartója lakcímét
- eltartója telefonszámát, e-mail címét
- a zeneiskolai tanulói jogviszony kezdetét (a beiratkozás dátuma)
- a zeneiskolai jogviszony végét (dátum)
- a tanult főtárgy nevét
- a főtárgyas osztály megjelölését
- az alapfok vagy továbbképző megjelölését
- az "A"-s vagy "B"-s besorolást
- az 1 vagy 2 szakon tanulást
- 2 szak esetében a 300'-nél több foglalkozás igényvételét
- 1 szak esetében a 300'-nél kevesebb szolgáltatás igénybevételét
- a bejáró vagy helyi lakos státuszt
- a tagozaton vagy központban tanulást
- a tagozat vagy központ nevét
- a főtárgy tanár nevét és naplószámát
- ha két főtárgyat tanul, a második főtárgy nevét és a napló számát
- az elméleti tárgyat (szolfézst vagy zeneirodalom)
- az elméleti osztály számát
- az elmélettanár nevét és a csoport naplószámát
- szolfézsból felmentett vagy nem felmentett
- féléves osztályzatait (főtárgy, elmélet)
- tandíj-kategóriáját
- a tandíj összegét
- a tandíjbefizetés tényét
- a hiányzások számát (főtárgy, szolfézs)
- a tantestület év végi határozatát
stb, stb. vissza

4 A kivitelezésre alkalmas szakember (ECDL tanárom) a munkát némi rábeszélés után elvállalta. Munkájának honorálására (a megbízási díjra) természetesen nem volt pénze zeneiskolának, ezért informatikai tanár végzettségű kollégát júniustól szabadidő tanárként foglalkoztattam a három hónap erejéig éppen üresen álló fél státuszomban. A fél állásba kinevezett kolléga a munkát elvégezte. A munkát átvettem, aztán elfogadtam a közalkalmazotti állásáról szóló lemondását. Helyén szeptembertől ismét zenetárt alkalmaztam. vissza