A zeneiskolai év indulásának heteiben -a nyilvántartások és statisztikák szempontjából- egyértelműen az egyéni növendék ekés a csoportos órák dokumentálásáé a főszerep. A kevés kivétel a tanárok munkáját érintő fő dokumentum, a Tantárgyfelosztás, melynek fő célja a kötelező tóraszám pedagógusonkénti teljesítésének ill. teljesülésének bemutatása. A Kötelező óraszámok nyilvántartása példájában bemutattam egy másik, a zeneiskolai Tantárgyfelosztáshoz nagyon hasonló nyilvántartást, melynek számos eleme a "klasszikus" zeneiskolai tantárgyfelosztásban is megtalálható, de tartalma annál szélesebb körű, a vezetőt jobban informáló.

A példák közül nem maradhat ki a hagyományos zeneiskolai tantárgyfelosztás sem, annál is inkább, mert az elképzelésemet munkájával segíteni tudó helyettes híján, a naprakész és dinamikus (vagyis a táblázatba írt értékek változtatásával az eredményeket is változtató) tantárgyfelosztást -más lehetőség nem lévén- szintén nekem kellett tervezni és elkészíteni.

A papír alapú tantárgyfelosztás kitöltésének Érden is szokásos módszere szerint az adatokat előbb ceruzával felvitték, majd idővel tollal átírták. A sorok és az oszlopok fő számait számológéppel kiszámolták. Változáskor az adatokat radírozták, vakarták, és az egészet újraszámolták. Az érdi Városi Zeneiskolában a feladat számítógépesítésekor első próbálkozásaként a formanyomtatvány bemásolásáig jutottunk (lásd példafájl: TF 1999-2000 [] munkalap ).
Az Excel lehetőségeit tekintve ez egy öszvér megoldás volt, az adatok a gépben voltak, de maradt az újraszámolgatás munkája.

Amikor átvettem a tantárgyfelosztás elkészítésének munkáját, célom természetesen az volt, hogy a papír alapú sablon elektronikus változatában a sorok lényeges (összegző) celláinak eredményei, és az oszlopok összesítő celláinak eredményei a minden változáskor automatikusan újraszámolódjanak.

A munkát a következők terveztem:
I. elvek rögzítése, szabályok felállítása
II. minta (sablon) elkészítése
III. tesztelés, javítás

I. elvek rögzítése, szabályok felállítása

A papíralapú formanyomtatvány meghatározásai a célnak megfelelőek voltak, én is ebből nyomtatványból indultam ki.
Szemléletes nyilvántartásra volt szükségem, ezért azt terveztem, hogy
- az adatsorokat a formanyomtatvány átírása után igényeim szerint formázom,
- az adatsorban a teljesített órák összegzett értékekeit tartalmazó oszlopok címsorait és az összegzett értéket tartalmazó cellákat formázással kiemelem (egyéni főtárgyasokkal, az elméleti csoportokkal és az egyéb csoportokkal és kötelező tárgyas növendékekke töltött idő),
- az adatsorban az óraszám számolásában szerepet nem játszó cellák eredményét nem emelem ki, de a növendék osztályba sorolását áttekinthetően igyekszem ábrázolni, az alábbiak szerint:

(Nagyításhoz kettős kattintás a képre.)

Az összesítés szempontjából fontos
- az egyéni főtárgyasokkal töltött idő eredménye,
- a csoportokkal (elméleti) töltött idő eredménye,
- az egyéb csoportokkal (pl. kamarazene, zenekar) töltött idő eredménye
- az összesítés (lásd az alábbi ábra kékkel kiemelt oszlopai).

(Nagyításhoz kettős kattintás a képre.)

Az adatsor és a kiemelt oszlop találkozásának cellaeredményét szorzással, hivatkozással vagy összeadással kapom, lásd példafájl: TF elv1 () munkalap. *

A teljesített óraszám az "összes óra" oszlopban, a teljesítendő "köt" oszlopban jelenik meg.
A túlórák kimutatását is "automatizálni" szerettem volna, ezért a teljesített óraszám ("összes óra") és a teljesítendő órák ("köt") összevetésének pozitív eredményének megjelenítését egy HA függvénnyel megoldottam.

Alapelvként rögzítettem még, hogy
- a sablon az oszlopok tartalmának összesítését is biztosítja,
- az eredmények közötti tájékozódást a cellaformázás is segíteni fogja az alábbiak szerint **:

(Nagyításhoz kettős kattintás a képre.)

Alapelvként rögzítettem még, hogy ha a teljesítendő órák számának ("köt") és teljesített óraszámnak ("összes óra") különbsége 0-nál kisebb, akkor az adatsor és az "összes óra" oszlopának metszésében lévő cella eredménye figyelmeztető (piros) színt kap. Lásd példafájl: TF elv2-A ()munkalap.

II. minta (sablon) elkészítése

A fenti elveknek megfelelő tantárgyfelosztás elkészítése előtt néhány, realitásokat követő változtatásra volt szükség. Az egyetlen adatsorból álló, tehát egy naplóval rendelkező tanár esete mellett le kellett modellezni a zeneiskolai oktatás sajátosságából fakadó (és a hangszeres főtárgy tanár adatsorától eltérő) néhány további, tipikus adatsor megoldását. Ilyeneket mint például:
- a kizárólag korrepetíciós órát adó tanár óráinak számítása
- a hangszeres és korrepetíciós órát adó tanár óráinak számítása
- a hangszeres és kamara órákat adó tanár óráinak számítása
- az eddig felsoroltak kombinációit tanító tanár óráinak számítása (lásd példafájl: TF elv2-B ()munkalap. ***
- a csoportos elméleti órákat (és azok kombinációit) tanító tanárok óráinak számítása (lásd példafájl: TF elv2-C ()munkalap). ****

Az elvek további rugalmas kezelését igényelte, hogy a csoportos elméleti órákon tanítóknál bár az óraszám a csoportos órák (a csoport száma) alapján kerül kiszámításra, az adott naplóval nyilvántartott csoportban ülő elméleti főtárgyas növendékek számát is érdemes jelezni. Vigyázni kell persze arra, hogy az óraszám nem az elméleti főtárgyas növendék után, hanem annak csoportja után számolandó. Ennek értelmében
- ha van a csoportban elméleti főtárgyas növendék, akkor az adott adatsorban a csoport száma csak 1 lehet,
- ha nincs csoport(ok)ban elméleti főtárgyas növendék, akkor egyetlen adatsorban a tanár minden al-naplószámot (jelet) szerepeltetni lehet, azaz az adatsorban a sor elején feltüntetett al-naplószámokkal egyenlő számú lesz a tanított csoportok száma, az alábbiak szerint:

(Nagyításhoz kettős kattintás a képre.)

III. tesztelés, javítás

Az elvek és szükségletek meghatározása után viszonylag egyszerű volt a sablon elkészítése. A sablonba nem helyeztem el az óraszámok összeszámolásában aktív és az inaktív cellákat szemléltet formázást, mert saját használatra ezt nem tartottam szükségesnek. (lásd példafájl: TF Sablon () munkalap 5. számú napló adatsorai) Korrekcióra csak akkor volt szükség, amikor tervezés ellenére mégis akadt olyan, a tanévben az átlagtól eltérő tantárgyi struktúrával tanító kolléga, akinél a tanított tárgyak, óraszámok és növendékek felvétele a meglévő sablon-elemek további alakítását igényelte. Ilyenkor figyelni kellet a képletek és a formázás másolás utáni működésére, és szükség esetén a helyes működés visszaállítására.

Az első adatfeltöltés után is nyilvánvaló volt, hogy az eredmény megérte a fáradtságot, mert a zeneiskolai tanáraim által tanított tárgyakhoz rugalmasan alkalmazható, és a saját igényeimhez igazítható nyilvántartást kaptam.
A további szemléletesség igényétől vezérelve a formán persze évről-évre változtattam, de a változtatás alapja, a példafájl Sablonja volt.

A Tantárgyfelosztás példa fájl innen is elérhető (). *****

-----------

* Példáim közreadásakor az Excel legalább alapfokú ismeretét feltételezem, és számítok arra, hogy a közzétett példák celláira kattintva az érdeklődők meg tudják találni a hivatkozásokat, a műveletek és függvények képletét, a cellaformás és feltételes formázás beállításait stb. vissza

** A példa egy hangszeres tanár (fur/fuv/fife) óramegoszlásának adatait tartalmazza. Kékkel kiemeltem azokat a cellákat, amelyekbe a megfelelő oszlop szerint beírva a növendékek számát, megkapjuk az egyéni főtárgyas, a csoportos elméleti, és egyéb csoportokkal töltött órák számát. vissza

*** A hivatkozott munkalapon a D és Z oszlopcímkéjű területen kékkel jelöltem a számítás szempontjából lényeges területet, szürkével az indifferenst. vissza

**** Ezen a hivatkozott munkalapon is kékkel jelöltem a számítás szempontjából lényeges területet, szürkével az indifferenst. vissza

***** A példafájl kötelező óraszámok SABLON munkalapján 20 adatsor található. A sorok száma természetesen tetszés szerint növelhető vagy csökkenthető.