A főtárgyas növendékek nyilvántartásának () példájában bemutattam az egyéni órában részesülő tanulók nyilvántartásának általam alkalmazott megoldását. A tanáronként (naplónként) készült nyilvántartás fontos alapja volt a normatíva igénylés alátámasztásának.
A normatívaszámítás () példájában az egyéni teljes normatívás -vagyis az egyéni főtárgy-oktatásban részesülő- növendékeken kívül szerepelnek még
- a heti 4 csoportos főtárgy órát látogatók (teljes normatívások)
- a heti 2 csoportos főtárgy órát látogatók (fél normatívások)
- a heti 2x2 főtárgyas órában részesülő 2 főtárgyas növendékek
- az akár egyéni, akár csoportos órát látogató 6 évesnél fiatalabbak vagy 22 évesnél idősebb növendékek.

A normatívaigénylésnél, a számítások alátámasztásához készült kimutatáson kívül a növendékek "létezését" (óralátogatását) dokumentumokkal is tudni kell igazolni. Ezt ellenőrzések (ÁSZ, önkormányzat) is alkalmával előszeretettel szokták kérni. Ellenőrzéskor pl. a csoportos naplókban egyenként is meg kell tudni mutatni a fél vagy egész normatívával támogatni kért növendékeket. Fontos tehát tudni, hogy a kimutatásokban szereplő számokhoz tartozó növendék(ek) melyik naplóban, melyik tanárnál található(ak).

Ennek egyik egyszerű útja, az egyéni teljes normatívásoknál már bemutatott módszer. A főtárgyas növendékek nyilvántartásának sablonja () is egy az egyben felhasználható azzal a különbséggel, hogy itt a HEK-es oszlopában nem kerülhet adat. Másik apróság, hogy szemben a főtárgyas növendékeknél alkalmazott munkalaponkénti felvételre, nekem jobban bevált, ha csoportos növendékek adatfelvételét egyből az összesített lapon végeztem.

Kiindulópontom a következő volt:

- a már bevált sablonra a naplók szerint kigyűjtöm a csoportos főtárgyasok létszámadatait úgy, hogy
- közben a heti 2 csoportos foglalkozásra járók létszámát külön oszlopba is felveszem.
- A külön oszlopba felvett csoportosok száma lesz a fél csoportos normatívások száma.
- Ha összes csoportos főtárgyas növendék számából levonom a fél normások számát, megkapom a teljes csoportos normatívások számát.

Nagyításhoz kettős kattintás a képre.

A fél- ill. teljes normatívások halmazába tartozó növendékeket könnyű megtalálása érdekében, egy külön munkalapon, pontosan rögzítem, fel és a teljes normatívásokból melyik számú (és alszámú) naplóban hány növendék található. l


A 2 főtárgyas csoportos órák növendékei számának kigyűjtése HA függvénnyel kézenfekvőnek mutatkozott (lásd példafájl: EK-szolf-zenei munkalap, "heti 2 csop. óra" fejlécű oszlop), hiszen az EK-s növendékek csak 2 órára járnak.
Az automatizálás helyett, egyenként kellett gondosan kitölteni a heti 2 csoportos főtárgy órásokra vonatkozó oszlopot, mert Érden voltak heti 2 órára járó szolfézs főtárgyas növendékeink is. (lásd példafájl: EK-szolf-zenei munkalapona a 11-es és a 14/a /b napló sorai.)

A 6 évesnél fiatalabb és 22-nél idősebb növendékek oszlopa feltételes formázásúak. Ha velmelyik cellájába értéket írunk, akkor ránézésre szembe tűnik a normatívára nem jogosult növendékek száma, az őket tanító tanár és annak naplószáma.*
A pédafájlon az EK-szolf-zenei munkalapról a Csoportos fél és teljes munkalapra az értékeket hivatkozással vezettem át.

*Példáim közreadásakor az Excel legalább alapfokú ismeretét feltételezem, és számítok arra, hogy a közzétett példák celláira kattintva az érdeklődők meg tudják találni a hivatkozásokat, a műveletek és függvények képletét, a cellaformás és feltételes formázás beállításait, ismerik és használják a fontosabb függvényeket és az Excel szűrés funkcióját.