Érdi működésem során a statisztikák alapja a napló(k)ból kinyert adatokból készített kimutatás volt. Ennek oka a zeneiskolai tanév indulásának az a jellegzetessége, hogy csak szeptember utolsó napjaira derül ki, hogy melyik hangszeres tanárnál végül is hány és hanyadik osztályos növendék tanul. Másfelől, a régi és az új növendék jellegzetesen a főtárgytanárnál jelentkezik, nála érdeklődik, praktikus volt tehát a napló növendék adatokat regisztráló részének pontos vezetését megkívánni, és a kimutatások készítésekor a naplókból kiindulni.

Az OM statisztika elkészítéséhez és a normatíva számolásához szükséges növendéki adatok közül napló(k)ban található:
- az osztály (EK/KEK, HEK, Alapfok: 1.o.2.o.3.o.4.o.5.o.6.o; Továbbképző: I.o.II.o.II.o.IV.o.),
- az "A"-s vagy "B"-s besorolás
- 2 szakos 300'-nél több foglalkozás
- 1 szakos 300'-nél kevesebb szolgáltatás (fél normatívára jogosult).
- a születés év (ebből kiszámítható, hogy a növendék 6 évesnél fiatalabb, 6 és 22 év közötti vagy 22 évesnél idősebb)

A visszakereséshez és a további táblázatokkal való kapcsolat (reláció) létrehozásához az előbb felsorolt adatok célszerű
- a napló számhoz (N.sz),
- a tanár nevéhez (Név), és
- a tanított hangszer/elméleti tárgyhoz (Tárgy).
rendelni.

A táblázat oszlopainak létrehozása után a kitöltendő sorait célszerű úgy formázni, hogy az áttekinthető legyen.

A sorok létszámra vonatkozó adatai SZUMMA művelettel összeadható (össz. növ.), és összeadhatók az oszlopok adatai

A fenti kimutatás eredményéből leolvasható (többek között), hogy a 26-os és 29-es naplóban gitárszakos növendékeket tanít XY és YX.
A 26-os naplóban összesen 17 növendék, a 29-esben 7 növendék szerepel, így összesesen 24 gitárnövendéket tanítunk. A "B"-s növendékek száma 1, ebből alapfokon 1 fő, továbbképzőn 0 fő tanul. 6 éven aluli 1 fő, 22 éven felüli 1 fő, normatívára jogosult tehát 22 fő.

Az egyszerű feladatot bonyolítja a két vagy több tanszakos növendékek problémája. A két vagy több tanszakos növendék ugyanis minden egyes őt tanító tanár összesítésében megjelenik, hiszen főtárgyi órákat kap. Normatív szempontjából azonban csak 1x számít, és a majd a növendékek összesített nyilvántartásában is csak 1x szabad figyelembe venni, vagyis a gitárosoknál van egy fél (0,5) növendék, aki, valamelyik másik tanszakon szint fél (0,5) növendékként szerepel. Ugyanakkor, a gitárosoknál 2 tanszakos növendékek száma nem 0,5 fő, hanem 1 fő.
Másképp mondva, a két szakot járó növendékek száma egész szám kell, hogy legyen, ugyanakkor annyiszor 0,5 főnek számítanak, ahányan vannak.

Az ellentmondás kiküszöbölése érekében a következő trükköt alkalmaztam (lásd példafájl "Gitár" munkalap):
- a 2 szakosok oszlopának tartalmát összeadtam és 2-vel osztottam (=SZUM(U4:U5)/2)
- cellaformázásként 0 tizedes jegy ábrázolását (vagyis felfele kerekítést) kértem.

Ennek eredményeképpen az összesítésben az 1 fő 2 szakos 1 fő kétszakosként jelenik meg, bár valójában egy 0,5-es érték kerekítését látjuk. Amikor két és több tanszakos növendékeket összesítem, cellaformázásként az egy tizedes jegy mutatását fogom kérni, és megkapom, hogy hány főt kell levonnom a főtárgyas órában részesülő növendékek számából.
Ez a szám lesz az iskola növendékeinek létszáma.

A hangszeres szakok és elmélet tárgyak külön munkalapra helyezett adatainál külön kezelem a főtárgyi órák számát (a "Gitár" munkalapon P4-es cella : =SZUM(E7:O7) ) és a Létszámok (N9-es cella), ami = a Főtárgyi órák száma minusz 2 szakosok száma, azaz P7-U7 . Cellaformázásként 0 tizedes jegy ábrázolását (egész számra kerekítést) kértem.

A hangszeres szakok és elmélet tárgyak külön-külön tárolt nyilvántartásait egyesíteni is lehet: ekkor megkapjuk az intézmény összesített adatait.

A példafájlban érdemes még megnézni a normatíva számoláshoz szükséges életkor-oszlopokat. Az oszlophoz tartozó sor(oka) feltéles formázással készítettem. Ha nem tartalmaza adatot, akkor a cella szürke színű dőlt vonallal van kitöltve.

0-nál nagyobb számmal való költéskor az első oszlop alá tartozó cella értke(i) zöld, a másosodiké fekete (normál), a harmadiki piros színnel fog(nak) megjelleni.
Ez a megoldás számomra az áttekinthetőséget segítette.

A hangszeres szakok létszámkimutatásának Excel példája innen is elérhető ().
Az egyes szakok külön munkalapon találhatók. Sorrend: Harmonika, Hegedű, Gitár, Cselló, Ütő, Zongora, Fúvós.*

* A példa közreadásakor az Excel legalább alapfokú ismeretét feltételezem, és számítok arra, hogy a közzétett példák celláira kattintva az érdeklődők meg tudják találni a hivatkozásokat, a műveletek és függvények képletét, a cella- és a feltételes formázás paramétereit stb.