A zeneiskolai adminisztráció átláthatósága és naprakészsége biztosíthatósága érdekében készített kis adattáraim közreadását bevezető lapon (számítógép a zeneiskolai adminisztrációban) jeleztem, hogy Excelben felvett adatlapok helyett, ma már biztosan adatbáziskezelő programmal fognék hozzá a nagymennyiségű, de sok közös szállal kapcsolódó zeneiskolai (és bármilyen) adatbázis létrehozásának.
Ennek ellenére fontos lépének tartom az elektronikus nyilvántartás elindítását. Fokozatokat az adminisztráció technikájában sem lehet átugrani, ezt én sem tehettem. A zsebszámológép, a papír, radír, ceruza, a papír, radír, ceruza, a sok bizonytalanság és ugyannak a feladatnak az állandó újraelvégzése után nagy eredmény volt.
Előnyt jelentett
- a munka egyszerűsödése
- a naprakészség
- az adatok könnyű javíthatósága,
- a bonyolult számítások eredményeinek azonnali megjelenése,
- az átláthatóság, és az, hogy
- dokumentumainkat mások kezébe adható küllemben tudtam papírra tenni, azaz kinyomtatni.

Az előny mellett hamar jelentkezett az Exceles nyilvántartások nagy problémája: a méret és mennyiség. Az elgondolás beválásával egyre több adatot veszünk fel és egyre több fajta statisztika és nyilvántartásra vagyunk képesek, miközben az adataink kezelése egyre nehézkesebbé válik. Én is hamar szembesültem azzal, hogy
- ha adataimat sok különálló dokumentumon és munkalapon szétszórva tárolom, az adatokat az egyes lapokon lévő információt ugyan könnyű kezelni és áttekinteni, de a szétszórt adatokkal nehéz dolgozni, nehéz őket egymással összefüggésbe hozni,
- a különálló dokumentumokon és munkalapokon tárolt adataim esetében nehezen tudom biztosítani, hogy a meghatározásokhoz rendelt érték/adat/információ frissüljön a többi olyan fájlban vagy munkalapon, ahol az adott meghatározásokhoz rendelt értéknek/adatnak/információnak frissülnie kell
- a dokumentumon és munkalapon egyesítetett adatai ugyan együtt vannak, de elvesztem az áttekinthetőséget, és egy több száz soros adatbázisban olykor nehezen és lassan jutok a keresett adathoz. *

Az én egyik "túlméretezett", 523 rekordot tartalmazó Excel táblámat is "a minden adat kéznél legyen" szándéka szülte. Erre pedig azért volt szükség, mert az első két évben úgy tapasztaltam, hogy minden igyekezet ellenére is vannak olyan növendék, akiről csak hosszas kereséssel serül derül ki 15 fontos információ:
- mikor született
- főtárgyának neve
- főtárgyas osztálya
- főtár tanárának neve és a napló száma
- ha két főtárgyat tanul ki a második főtárgy neve
- ha két főtárgyat tanul ki a második főtárgy-tanár és melyik naplóban van beírva
- elméletből mit végez: szolfézst vagy zeneirodalmat
- elméleti osztályának száma
- elméleti tanárának neve és csoportjának a naplószáma
- szolfézsból felmentett vagy nem felmentett
- eltartójának neve
- eltartójának címe
- eltartójának telefonszáma
- zeneiskolai tanuló jogviszonyénak kezdete (a beiratkozás dátuma)
- zeneiskolai jogviszony végének dátuma

Elgondolásom az volt, hogy a felsorolt információkat -akárcsak a tanári támlapok esetében- a tanár nevéhez rendelt munkalapokon gyűjtöm, majd a felvette sorokat egyesítem, és ezzel egy növendék-adatbázishoz jutok.
Az egyesített növendéknévsort két fő célra terveztem alkalmazni:

1.) a növendék nevére keresve a növendékhez tartozó adatsor (azaz a 15 információ) megjelenítésére
2.) adatrendezésre, úgy, hogy adataimat 15 információ bármelyike szerint rendezni tudjam (megtudhassam például az összes zongorát tanuló nevét, az összes HEK-es vagy továbbképző I. osztályos nevét stb., stb.)

Az 1. feladathoz (a névre keresésre) az Excel INDEX;HOL.VAN függvényeit választottam, a 2. célhoz az Excel AutoSzűrő funkciója volt a legegyszerűbb megoldás.

A munkát a következők szerint végeztem el.
I. szabályok felállítása
II. minta (sablon) támlap elkészítése
III. sablon alapján a tanári támlapok elkészítése
IV. összesítéshez sablon készítés és az egyes támlapok adatsorainak egyesítése
V. tesztelés, javítás.

I. szabályok felállítása

A növendék neve és a 15 szükséges információ fejléceinek a következő neveket adtam. **

(Nagyításhoz kettős kattintás a képre.)

Meghatároztam az egyes információk beírásának ill. megjelenítésének szabályait, mert az INDEX;HOL.VAN függvény és AutomataSzűrő használatához (is) fontos, hogy az azonos fajta információkat (pl. dátum, telefonszám, hangszernév, az osztály neve, a rövidítések stb.) az oszlopokban és sorokban mindig módon vegyük fel. (lásd példafájl: Támlap SABLON munkalap.)

II. minta (sablon) támlap elkészítése

A szabályok felállítása után elkészítettem azt a sablont, amit a főtárgyat tanító növendékeiről egyenként ki kell tölteni.

(Nagyításhoz kettős kattintás a képre.)

A növendék nevének és a 15 információ befogadására készítette adatsorból minden szaktanár támlapjához annyit másoltam, ahány növendéke volt.
Az üres sor a további sor-klónok készétését segíti. (Teljes üres sor kijelölés majd Ctrl++parancs.)

Ha például a 3-as naplóval dolgozó Bánki Ildikó tanárnőnek 17 növendéke volt, akkor a kolléga támlapja 17 kitöltött adatsorból állt. (lásd példafájl: Bánki Ildikó 3)

Az átláthatóság miatt feltételes formázással láttam el a születési dátumot és a szolfézs felmentettségre vonatkozó információt tartalmazó sort. Zöld színnel jelenik meg a tanévben 6 éven alulinak számító növendék születési dátuma, piros színnel a 22 éven felüliek születési dátuma. ***
A szolfézs felmentettek oszlopába I (igen) és N (nem) karaktert kell beírni. A felmentettek I(genje) szürke cellakitöltést kap, a N(em) nem kap kitöltés. (lásd példafájl munkalapjai: Támlap SABLON, Bánki Ildikó 3)

III. sablon alapján a tanári támlapok elkészítése

A sablon alapján annyi munkalapot (támlapot) készítettem, ahány főtárgyat taníti kollégám volt, majd a naplók alapján támlapokat kitöltöttem.

A beiratkozott egy főtanszakos növendékek esetében 3 cella maradhatott üresen:
- a második főtárgy neve,
- a második főtárgy tanár neve és naplószáma
- a kimaradás dátuma.

A beiratkozott két főtanszakos növendékek esetében 1 cella maradhatott üresen:
- a kimaradás dátuma.

Az áttekinthetőség kedvéért a Tanári Sablonon egy DARAB2 függvényt is elhelyeztem, valamint (-a statisztikákban kérdezett adatok miatt-) DARABTELI függvénnyel az adott tanár HEK-eseinek és A/1-es osztályba járó növendékeinek létszámára és rákérdeztem. (lásd példafájl munkalapjai: Támlap SABLON, Bánki Ildikó 3 .)

IV. öszesítéshez sablon készítés, az egyes támlapok adatsorainak egyesítése

Az összesítésen értelemszerűen nem szerepel külön a főtárgyas tanár neve, naplószáma, és a tanított hangszer neve, csak az I. pont alatt bemutatott fejlécek sora. Ezen a fejléc soron sor lesznek az AutoSzűrő legördülő szűréskritériumai.
A növendék név szerinti keresését pedig az INDEX;HOL.VAN függvények külön sora biztosítja. (lásd példafájl: SUM SABLON munkalap)

A Sablon elkészítése után a tanári támlapokról a "SUM SABLON" munkalapra másoltam az adatsorokat. Az adatsorok a két főtárgyas növendékek adatait is tartalmazták, ezért az adatsorok száma a főtárgyas órában részesülő növendékek számával lesz egyenlő (vagyis több, mint a növendéklétszám)! ****
Ha a Keresés fejléc alá ( ) beírom a keresett növendék nyilvántartás szerinti nevét, akkor megkapom a tárolt 15 információt.
A fejlécekre hívott szűrők segítségével pedig (a pédafájlban is) kikereshetők pl.
- a furulyát tanuló növendékek,
- szolfézsból felmentett növendékek
- az Egri tanár úrhoz járó növendékek
- az alapfok 1. osztályos növendékek (A/1), stb., stb.

V. tesztelés, javítás

Az összesítés tesztelése is megerősítette, hogy az adatokat nagyon gondosan és pontosan kell rögzíteni, mert a legkisebb betűhiba esetén -akár rögzítéskor, akár kereséskor- az adat(sor) nem lesz előhívható.

A tesztelés során az is kiderült, hogy bármilyen változás esetén két helyen is gondosan el kell végezni a módosítást:
- a tanári támlapon, és
- az összesítésben.

A két helyen való módosítást kiküszöbölné, ha hivatkozással kapcsolnánk össze az összesítés és az egyes tanári támlapok adatait. Ebben az esetben viszont arra kell ügyelni, hogy a változást a hivatkozott munkalapra kell felvezetni. Ezt valamilyen okból -talán mert gyorsan kellett a kimutatás- nem csináltam meg; az elgondolás a gyakorlatban is működött, munkám így is egyszerűsödött.
A formázásokon is lehett volna változtatni, de mivel saját használatra készítettem és a jelöléseket értettem, a csiszolgatással nem szántam időt.

Az Excel példafájl innen is elérhető () .****

--------------------

* Megoldás például az intézmény igényeihez szabott relációs adatbázis. vissza
**A fejélceknek természetesen nem kell a teljes címet viselniük, elég, ha rövidítések egyértelműen utalnak az oszlop tartalmára. vissza
*** A Tamlap SABLON munkalapon a szűrés kritériumát a hivatkozott cellák tartalmazzák (1994.09.01 és 1980.09.01), a sablonról készült klónon ugyanezeket a dátumokat számokkal adtam meg szűréskritériumként (34578 , 29465 ). vissza
**** A példafájl SUM SABLON munkalapján csak kettő adatsor található. vissza
**** Példáim közreadásakor az Excel legalább alapfokú ismeretét feltételezem, és számítok arra, hogy a közzétett példák celláira kattintva az érdeklődők meg tudják találni a hivatkozásokat, a műveletek és függvények képletét, a cellaformás és feltételes formázás beállításait, ismerik és használják a fontosabb függvényeket és az Excel szűrés funkcióját.

FIGYELEM! A példafájlt 2009. január 1-jén frissítettem.
A példafájl korábbi változatának első munkalapján a 25. rekord második cellájában lévő születési dátum az első cellában szereplő névvel egyező nevű valós személyt (is) jelölhetett, és egyezőség más nevek esetében sem volt kizárható. Az érintett jelzése nyomán az adatot -és egyébként a fájl számos más adatát- módosítottam. Mive a fájl frissítés előtt formájában való tárolása adatvédelmi szempontból aggályos, a 2009. január 1. előtt gépre töltött változat -de legalább az első mukalap 25. rekordjának vagy a teljes munkalapnak- törlése erősen javasolt.