A csoportos főtárgyas növendékek nyilvántartásának () példájában bemutattam a csoportos főtárgyi órában részesülő tanulók nyilvántartásának általam alkalmazott megoldását. A tanáronként (naplónként) készült nyilvántartás alapja volt a normatíva igénylés alátámasztásának.
A normatívaszámítás () példájában az egyéni teljes normatívás -vagyis az egyéni főtárgy-oktatásban részesülő- növendékeken kívül szerepelnek még
- a heti 4 csoportos főtárgy órát látogatók (teljes normatívások)
- a heti 2 csoportos főtárgy órát látogatók (fél normatívások)
- a heti 2x2 főtárgyas órában részesülő 2 főtárgyas növendékek, továbbá
- az akár egyéni, akár csoportos órát látogató 6 évesnél fiatalabbak vagy 22 évesnél idősebb növendékek.

A kimutatáson túl, persze fontos tudni, hogy a két (vagy több*) főtárgyas növendékként kimutatott tanuló(k) melyik naplóban, melyik tanárnál található(ak).
A probléma egyik egyszerű megoldása az egyéni teljes normatívásoknál már bemutatott módszer: vagyis a két főtárgyasok nevéhez meg kell tudni találni az őket tanító tanárokat (és azok naplószámát), vagy fordítva.

Ehhez két út kínálkozik:
- vagy adatlapot veszünk fel (tanáronként) a 2 és 3 főtárgyasokról (tanszakosokról), majd ezek összesítéséből kinyerjük a szükséges információt,
- vagy már meglévő elektronikus adatlapot használunk a szükséges információ kinyeréséhez.

A második megoldás természetesen csak akkor alkalmazható, ha korábban gondoskodtunk a keresett információt tartalmazó adattár létrehozásáról.

Én már az 1999-es tanévet már úgy kezdtem Érden, hogy az "adminisztrációs napokon" felvettem a normatívaszámításhoz (is) szükséges adatokat.

2000-ben csiszoltam az adattár megjelenésén. Ennek eredményét mutattam be a Zeneiskolai adattár - Keresés a zeneiskolai adattárban című példában.

(Nagytáshoz kettős kattintás a képre.)

Kiindulópontom a következő volt:

az adattár tanáronként és naplónként sorait egy új munkalapon egyesítem, a felesleges oszlopokat törlöm, a szükséges információkat kinyerem. (Az ábrán látható utolsó öt oszlop ehhez a feladathot felesleges.)

Az egyesített adatokból a szükséges adatok kinyerésére négy fő lehetőség láttam:

1.) az utolsó 5 oszlopot törlöm, soronként végignézem, hogy a két fő szakosok oszlopában van-e bejegyzés, a bejegyzés nélküli sorokat törlöm, a bejegyzéses sorokat megtartom: ők a két szakos növendékek (2x);
2.) az első 5 oszlop kivételével minden oszlopot törlök, a teljes adattár kijelölése után a tanulók neveit ABC rendbe szedem, az egymás után ismétlődő és az azonos születési dátumú tanulókat tartalmazó sorok kivételével minden sort törlök: maradnak a két szakos növendékek (2x);
3.) az utolsó 5 oszlopot törlöm, az első sor utolsó cellájába DARABTELI függvénnyel megkeresem névsoror oszlopában szereplő kétszeri előfordulásokat, majd a következő két cellába HA függvénnyel megkeresem a a kétszeri előfordulás-jelzésekhez tartó növendéknevet és a tanár + naplószámot,

ezután AutóSzűrővel kiválasztom a DARABTELI függvénye oszlopában lévő 2-es értékeket: így a két szakos növendékek a lista tetején megjelennek (kétszer). (lásd példafájl : elv3 munkalap )

4.) az utolsó 5 oszlopot törlöm, DARAB2 és HA függvény, valamint feltételes formázás segítségével lehetővé teszem, hogy a 2 fő tanszakost tartalmazó sor végének első üres cellája piros színű legyen, a mellette lévő cellában megjelenjen a növendék neve. Ezután a két cella képletét lehúzom az adattár utolsó soráig, majd a piros színt nem tartalmazó sorokat törlöm, ezután törlöm a két segéd-oszlopot: maradnak a két szakos növendékek (kétszer). **

2000 nyarán én a 4.) megoldást választottam

és amikor 520 sor kellett átvizsgálnom, akkor a megoldással nagyon elégedett voltam. (lásd példafájl: elv4 munkalap )
A felesleges sorok és immár felesleges oszlopok (születés, osztály) eltávolítása után az adatokat névsorba rendeztem, majd az első, a harmadik és az ötödik oszlop kivételével az oszlopokat töröltem.
További apró rendezések (törlés, formázás) után megkaptam a két szakos növendékek névsorát, főtárgyas tanáraik nevét és naplószámát.

(lásd példafájl: ket_fotargyas munkalap )

Meg kell jegyeznem, hogy ez a módszer is csak akkor működik, ha az adatok mindig azonos elv szerint (azonos alakban), pontosan, szám- és betűhiba nélkül kerülnek az adattárba.

A két főtárgyas növendékek keresését bemutató Excel példafájl innen is elérhető () .

* Az érdi Városi Zeneiskolába érkezésemkor (1997/98-ban) három-négy fő 3 főtárgyas növendéket tanítottunk. Sem a három főtárgyasságot sem a 3 főtárgyasok létszámát nem tartottam helyesnek, mert véleményem szerint, még különleges képességű, kiemelkedő tehetségű és sokoldalú gyermekek esetében is ritkán indokolható az eltérő hangszercsaládok területén történő képzés. Az egynél több hangszeres főtárgy órában részesülő növendék többsége -úgy gondoltam- más gyerekek elől veszi el a helyet, ráadásul főtárgyanként fél normatívától esik el az intézmény. Mielőtt bármit is cselekedtem volna, igyekeztem megismerni a 3 főtanszakos növendékeinket és a majdnem 30 főnyi 2 főtanszakosunkat.
A vizsgalátogatások és indirekt kérdezősködések eredményeképpen úgy láttam, gyakran a tanári kényelmesség áll a tárgyak szaporítása mögött: egyszerűbb volt a szaktanárnak a szomszéd teremben meggyőzni egy már zeneiskolás növendéket, mint új növendék érdekében tenni valamit. Ezután igyekeztem felkelteni a kollégák pedagógiai és a gazdálkodás iránti felelősségérzetét, már ami a 2 főtárgyas növendékeket illeti. A 3 főtárgyasok esetében a növedékekkel és tanáraikkal egyeztettem 1 főtárgy elhagyása érdekében.
A 2000/2001-es tanévben már nem volt 3 főtárgyasunk, és a 2 főtárgyasok száma is közel 20%-kal csökkent, a két főtanszakosok a teljes létszámának 3%-kát tették ki. A két szakos képzést a növendékek többsége esetében továbbra is értelmetlennek tartottam, további csökkenést a felelősségérzetre apellálással nem várhattam. A kétszakosok tanárainak névsorát végifnézve nyilvánváló, hogy közel 50 fős tanári karból 2 fő az, aki magasan az átlag felett jár a kétszakos növendéket tanítók mezőnyében. Ez a két tanár azonos kihelyezett tagozaton tanított, így nyilvánvaló volt, hogy esetükben a foglalkoztás rugalmatlansága a fő probléma: közalkalmazotti fogalalkoztatásuk arányát nem tudtam az adott tagozaton a zeneiskolai tanulás iránti növendékigényhez képest csökkenti. Ők pedig egymás növendékeinek (illetve saját növendékük) kéttszakosításával oldották meg az óraszám kitöltéséhez szükséges növendéklétszám biztosítását. vissza

** Példáim közreadásakor az Excel legalább alapfokú ismeretét feltételezem, és számítok arra, hogy a közzétett példák celláira kattintva az érdeklődők meg tudják találni a hivatkozásokat, a műveletek és függvények képletét, a cellaformás és feltételes formázás beállításait, ismerik és használják a fontosabb függvényeket és az Excel szűrés funkcióját. vissza