A zeneiskolai év indulásának heteiben -a nyilvántartások és statisztikák szempontjából- egyértelműen az egyéni növendék ekés a csoportos órák dokumentálásáé a főszerep. A kevés kivétel a tanárok munkáját érintő fő dokumentum, a Tantárgyfelosztás, melynek célja a kötelező tóraszám pedagógusonkénti teljesítésének ill. teljesülésének bemutatása.

Érdi zeneiskolában, az 1990-es évek végén -az örökölt hagyomány szerint- a Tantárgyfelosztás a pedagógusok által egyéni főtárgyas és csoportos órák óraszámának kimutatása és összesítése. Olyan kimutatás, melyben a tanár nevéhez tartozó sorban a növendékek száma osztályonként -és külön feltüntetve az 1x30'-es, a 2x30'-es és a 2x45'-es növendékek számát- ill. csoportok száma alapján végül megkapható a tanár által tanított növendékek/csoportok száma, és az oktatásukra fordított idő.

A Tantárgyfelosztás másik célja a személyi jellegű kiadások igazolása, vagyis kimutatása, hogy kötelezős óraszámát milyen módon teljesíti.

Az érdi Városi Zeneiskolát félévben vettem át, és a tantárgyfelosztásnak nevezett kézzel írt, össze-visszaradírozott papírok átnézés után azonnal hiányát éreztem a Tantárgyfelosztásban (is) lévő adatoknak egy másfajta elrendezésű és bővebb ábrázolásának. Olyan kimutatást szerettem volna, amelyikből minden pedagógusnál azonnal látható

- a foglalkoztatás aránya (100%, 50%, 40% stb.)
- az ebből következő kötelező óraszám
- az órakedvezmények órában kifejezve és a kedvezményekre való jogosultság szerint
- a kedvezményekkel csökkentett kötelező óraszám.

Ennek a kedvezményekkel csökkentett kötelező óraszámnak a teljesülésének a módját szerettem volna minden kollégánál követni tudni:

- A HEK-esek számát
- az alapfokra járó növendékek számát, külön kimutatva az "A"-s (2x30") és "B"-s növendékeket
- a továbbképzőre járó növendékek számát, külön kimutatva az "A"-s (2x30") és "B"-s- növendékeket
- az eddig felsoroltak (vagyis az egyéni főtárgyasokra fordított) órák számát.

A csoportos órák esetében szerettem volna minden kollégánál követni tudni.
- az elméleti csoportok számát

- ezek tanóra értékét *
- a zenekari órák számát
- ezek tanóra értékét
- a kamaraórák számát
- ezek tanóra értékét.

És még szerettem volna kollégánál követni tudni

- a korrepetíciós órák számát
- a megadott korrepetíciós órák alatt kísérhető maximum növendékszámot. **

Az óraszámot összesítésével a teljesített kötelező óraszámot terveztem kimutatni. A felsorolt kívánalmaknak megfelelő címsorok egy adatsorral kiegészítve így néztek ki:

(Nagyításhoz kettős kattinás a képre.)

Úgy terveztem, hogy a majd teljesen kitöltött (tehát a tanár létszámmal egyenlő számú adatsorral rendelkező) táblázatban a sorvégek összesítésen túl, az oszlopok tartalmának összeadásával kimutatom

- az alkalmazás mértékét (így megkapom a betöltött státuszok számát),
- az óraszámkedvezmények összegét
- az összes tanított órák számát
- az összes HEK-es számát
- az összes az alapfokra "A"-s növendék számát
- az összes az alapfokra "B"-s növendék számát
- az összes továbbképzőre járó "A"-s növendék számát
- az összes továbbképzőre járó "B"-s növendék számát
- a növendékek számának összeadásával az összes egyéni főtárgyas növendék számát. (lásd példafájl: kötelező Sablon munkalap)

A kívánalmaknak megfelelő sablon így nézett ki (lásd példafájl: kötelező Sablon alfa munkalap):

(Nagyításhoz kettős kattinás a képre.)

Praktikus szempontokból a sablonon további finomítást kellett végrehajtani. Szükségem volt még

- a kötelező óraszám teljesülése szempontjából lényegtelen, de a növendéklétszám miatt fontos adatok megjelenítésére: az elméleti főtárgyas növendékek tanáronkénti, oszloponkénti, és összesített számára, továbbá az összesített növendéklétszámra (az elméleti főtárgyasok és az egyéni főtárgy órában részesülő összes növendék számára)
- az elméleti csoportok számára (az egyes tanárok által tanított csoportok összegére)
- a kötelező zongorát (a nem főtárgyat tanuló, de egyéni órában részesülő) növendék(ek)nek az őt tanító szaktanár kötelező óraszámának betudásának megoldására.

A kívánalmaknak megfelelő sablon végül így nézett ki (lásd példafájl: kötelező Sablon beta munkalap ):

(Nagyításhoz kettős kattinás a képre.)

A megfelelő képletek, feltételes formázások beírása után megoldottam azt, is hogy teljesítendő is teljesült óraszámok elérősége esetén, kevesebb óraszámnál figyelmeztető színt kapjon a cella, a teljesítendőnél magasabb óraszámnál pedig a hetente teljesített többlet órák a túlórák cellájában megjelenjenek.

Az eredmény*** (lásd példafájl : kötelező óraszámok SABLON munkalap ):

(Nagyításhoz kettős kattinás a képre.)

Az ábrán látható és az Excel munkalapon kipróbálható, hogy a "levonások" (mínusz)m vagyis az órakedvezmények számára rendelt oszlopokban praktikus okokból százalékban kifejezve írtam a Közalkalmazotti Tanács tagjainak órakedvezményét, és óraszámban kifejezve az igazgatói (18 óra),az igazgatóhelyettesi (14 óra), és a szakmai munkaközösség vezetői (1 óra) órakedvezményeket. A %-ban és az órában kifejezett értékek a teljesítendő órákból (a "K.Ósz." oszlopban) automatikusan levonásra kerültek

Az ábrán látható és az Excel munkalapon kipróbálható továbbá, hogy a "tanóra érték" oszlopban az "HEK-esek" és az "A"-s növendek(ek) után 1 órát (1,0 ó), a "B"-s növendékek után másfél órát (1,5 ó) számol automatikusan a program. A csoportos óráknál az elméleti csoportok és a zenekari csoportok után 2 tanórát (2 ó) számol a program.

A csak egyéni főtárgyas növendéket oktatóknál csak az egyéni főtárgyas növendékre fordított óraszámok összesítésénél jelenik 0 óránál nagyobb szám. A csak csoportos órákat adó oktatóknál csak a csoportos órákra fordított óraszámok összesítésénél jelenik 0 óránál nagyobb szám. Aki egyéni és csoportos órákat is ad, annak a mindkét helyen összesítet órái beszámítódnak "teljesített óraszám" oszlopban összesített órákban.

Az ábrán látható, hogy az egyéni főtárgyas növendéknek adott órákat összesítő "tanóra érték" oszlopban az érték pirossal van kiemelve. Ugyanezt a cellát az Excel munkalapon () ellenőrizve tapasztalható, hogy az oszlop többi cellájának számolását végző képlet ebben a cellában nem működik, azaz, az érték külön -nem géppel- számolva írtam be.
A pirossal is kiemelt számolás oka a zeneiskolákban a HEK-es osztályokban tanított furulya tárgynak az a sajátossága, hogy "mini-csoportban", egy tanórában egyszerre 2-3 fő részére is oktatható (volt).
Ez a sajátosság még külön -a HEK-es furulyások adatait tartalmazó- oszlop beiktatásával sem volt automatikusan kiszámolható, mert egyes órákon napló szerint 1-2 fő, más órákon 3 fő vett részt. Mivel a HEK-es furulyások különleges számolását Érden éveken át csak egyetlen tanárnál kellett megoldanom, ezt az esetet egyszerűbb volt külön kiszámolni, és figyelmeztető (piros) színnel kiemelni.

Az elmondottak alapján a példafájl () kötelező óraszámok SABLON munkalapján az F, O, W oszlopcímű oszlopokban történik az automatikus számítás, ezekben az oszlopokba NEM írunk adatokat. A G, H, I oszlopokba írt adatok nincsenek hatással óraszámszámításra, a T oszlophoz nem tartozik óraszámot automatikusan számító oszlop, a példában csak jelzés értéke van.
Adatbevitelre szolgál a B, C, D, E, G, H, I, J, K, L, M, N, P, R, U, Y oszlopcímű oszlop.

*****

A közreadott sablon alapján készített kimutatásba 1998 és 2002 között mindig gondosan rögzítettem a változásokat. Az eredmény egy számomra nagyon jól áttekinthető, naprakész kimutatás volt, amely alapján könnyen tudtam tervezni és indokolni a személyi jellegű kiadásokat, naprakészen tudtam összefüggést kimutatni az ellátott növendéklétszám és az ellátáshoz szükséges óraszám és azok bérterhe között.

A kötelező óraszámok nyilvántartását tartalmazó példa fájl innen is elérhető (). ****

* Példáim közreadásakor az Excel legalább alapfokú ismeretét feltételezem, és számítok arra, hogy a közzétett példák celláira kattintva az érdeklődők meg tudják találni a hivatkozásokat, a műveletek és függvények képletét, a cellaformás és feltételes formázás beállításait stb. vissza

** Mivel az addigi gyakorlat szerint Érden a zongoratanárok látták el a korrepetíciót túlórában, vagy az óraszámukból hiányzó óraszám kitöltésére, itt a fordított feltűntetés volt logikus: előbb a rendelkezésre álló idő, aztán az ellátni tudott növendékek száma.
Hozzá kell fűznöm, kifejezetten a kíséreteket ellátó tanárt Érden én alkalmaztam először. Ez a megoldás -ahogy más logikus megoldásom- nem találkozott minden kolléga tetszésével. Voltak olyanok, akik szívesebben vették volna, ha "termelő", vagyis a növendékszámot növelő tanár kerül a testületbe, és a korrepetálás továbbra is a megszokott módon teljesít (értsd: a zongoratanár el-elsprórolva saját növendékei órájából meglátogatja hangszeres kollégája ez alkalomból visszatartott vagy előre berendelt növendékeit). Én annyira megoldatlannak és növendék szempontjából méltatatlanul intézettnek tartottam a növendéknek járó zongorakíséret dolgát, hogy inkább terveztem 10 növendékkel kevesebbet és számoltam 10 növendékszer kevesebb normatívát, semmint hogy tovább asszisztáljak a hagyományosan cigányéletre ítélt korrepetíció dolgával.
A korrepetíciós órák megoldatlansága, illetve azok a megoldások, ahogy a zongoratanárok be-beugrálnak egy-egy félórára kísérni -azt kell hinnem országos helyzet- és bemutatása megérne egy lábjegyzetnél nagyobb boncolgatást. vissza

*** A táblázatban a "kam" (kamara zene) oszlophoz nem tartozik óraszámot kimutató oszlop, ennek oka, hogy a későbbiekben szerettem volna, ha -kamarázás igénye esetén- a kamarazenélésre fordítható legyen a kötelező óraszám egy része. Magam figyelmeztetéseként iktattam be a címsorban a táblázat készítésekor még igényelt kamarázás nyilvántartásának helyét jelző oszlopot. vissza

**** A példafájl kötelező óraszámok SABLON munkalapján 20 adatsor található. A sorok száma tetszés szerint növelhető vagy csökkenthető (Ctrl+ Ctrl-).