2006. februárjában, kedvenc internetes újságomban, a francia Café Pédagogique-ban megjelent egyik írásban utalást találtam egy 2005. évi szeptemberi eseményre: az iskolaigazgatók tiltakozásának napjára. A hivatkozás alapján jutottam el a Nouvel Observateur című lap internetes oldalára (Nouvel Obs), ahol, a J.L. Villeneuve szakszervezeti vezetővel 2005. szeptember 21-én közölt interjúban ("Des directeurs surchargés par les tâches administratives") a túlterheltségre panaszkodó iskolaigazgatók elégedetlenségének okai között kiemelten szerepel az adminisztratív terhek mértéke, jobban mondva mértéktelensége.

A cikket olvasva ötlött belém, hogy néhány hónappal korábban, a Weiner Leó Zeneiskola és a Zeneművészeti Szakközépiskola igazgatói pályázatára készült munkám szövegében egyetlen szót sem ejtettem a művészetoktatási intézmény vezetőjének felelősségi körébe tartozó jelentős mennyiségű adminisztratív feladatról, és nem kínáltam megoldást. Pedig energiám észszerű felhasználása érdekében sok időt fektettem elektronikus nyilvántartások készítésébe. (A saját "fejlesztés" azért volt szükséges, mert az akkoriban árult DOS-os célszoftverek nem tűntek praktikusnak.)
Munkatapasztalatom a ráfordítás hasznosságát igazolta.
Az átláthatatlannak és kezelhetetlennek tűnő feladatok megoldása érdekében érdi intézményvezetői munkám második évében indítottam el az adminisztratív munka számítógépesítését (1998/1999), a negyedik tanévem elején (2001/2002) pedig már biztosan támaszkodhattam a szükségleteinket kielégítő (fejleszthető, bővíthető) számítógépes nyilvántartásokra. Tapasztalatom és gyakorlati megoldásaim felkínálása azért maradhatott ki az említett Weiner iskola igazgatói pályázatból, mert a nyilvántartások, kimutatások statisztikák elkészítésében való közreműködésemet a megpályázott iskolában is magától értetődőnek vettem.

Kérdés persze, hogy a 2006-ban Magyarországon mekkora terhet jelent a művészeti iskolák vezetői számára a tanügyi nyilvántartások, kimutatások és egyéb adathalmaz (növendéknévsor, tanári névsor, óraszámok, túlórák, tantárgyfelosztás, normatívák igényléséhez szükséges statisztikák) kezelése, a naprakész nyilvántartásának megoldása.
A válasz egyszerű: nem tudom, erre vonatkozó vizsgálatra, felmérésre nem bukkantam a neten. A feladat sokasága 2001 óta biztosan nem csökkent.

Amikor nyolc évvel ezelőtt, 1998. február 2-án megkezdtem zeneiskola igazgatói munkámat, gyakorlatilag minden kimutatás ceruza, radír, írógép, szorzógép segítségével készült. A gondot nem az egyszerű eszközök használta jelentette, hanem, hogy ugyanazon adatsorokat újra és újra rögzíteni kellett, és azonos adatsorok tartalmazó papírlapok között pedig a ceruzás-füzete-radíross módszerrel sehogyan sem sikerült összefüggést teremteni. Iskolaigazgató kollégáim akkori elmondása szerint sok helyen beletörődéssel vették tudomásul, hogy ez a természetes állapot. Akkoriban sok magyar zeneiskolában elfogadott volt az együttélés olyan problémákkal, mint

• a főtárgy naplóba beírt növendék melyik szolfézs tanárnál, melyik naplóban keresendő, és fordítva;
• a két főtárgyra jelentkezett növendékek hogyan lehet külön is nyilvántartani
• a "B"-s növendéket (és a HEK-est, KEK-est, előképzőst stb) hogyan lehet külön is nyilvántartani;
• hogyan lehet a tanév elején "rugalmasan változó" létszámú elméleti csoportok valós létszámának naprakész ismeretét biztosítani;
• hogyan lehet a kötelező óraszám meglétét összekötni a tanított növendékek számával/csoportjával, osztályával stb., stb.

A francia iskolaigazgatók elégedetlenségéről szóló írás olvasása után előkerestem a zeneiskolai ügyvitelre anyagaimat. Majd egy tucat olyan Excel fájlt találtam, amelyet ma is ügyes, az érdeklődők számára talán használható megoldásnak találtam.
Úgy döntöttem, hogy az ilyen munkafüzeteket -az adatvédelmi előírások tiszteletben tartásával- apránkint közreadom.

Erről az oldalról hamarosan elérhető lesz a zeneiskola adminisztratív feladataim megkönnyítése céljából Excelben készített célprogramok az alábbi témakörökben:

• főtárgy csoport/osztály nyilvántartás - szolfézs csoport/osztály nyilvántartás
• növendék nyilvántartás
• normatív támogatás igényéhez nyilvántartás
• óraszám nyilvántartás
• túlóra nyilvántartás
• tantárgyfelosztás.

A köznek felajánlott Excel példák csak a lehetőséget villantják fel. Saját igényei szerint ki-ki egyszerűbbet, praktikusabbat, okosabbat is kitalálhat.
Excel helyett ma már én is inkább Accessben vagy komolyabb adatbázis programban készíteném az iskola nyilvántartásait. Ezt azonban csak olyan helyen tenném, ahol az iskolai adminisztrációs már túllépet a "papír-ceruza-radír" alapú nyilvántartás korán, és a közreműködők már erős felhasználó szinten kezelik az Excelt.
Példáim közreadásakor az Excel legalább alapfokú ismeretét feltételezem, és számítok arra, hogy a közzétett példák celláira kattintva az érdeklődők meg tudják találni a hivatkozásokat, a műveletek és függvények képletét, a cella- és a feltételes formázás paramétereit stb.

I. példa: Tanári támlap
II. példa: Főtárgyas növendékek nyilvántartása
III.. példa: Tagozatok létszámkimutatása
IV. példa: Normatívaszámítás
V. példa: Zeneiskolai adattár - Keresés a zeneiskolai adattárban
VI. példa: Csoportos főtárgyas növendékek nyilvántartása
VII. példa: Két főtárgyas növendékek nyilvántartása
VIII. példa: B-s tanulók szakonkénti kimutatása
IX. példa: Kötelező óraszámok nyilvántartása
X. példa: Tantárgyfelosztás
XI. példa: Törzslapok feldolgozása
XII. példa: Számítógép segítette zeneiskolai adminisztráció
XIII. példa: Zeneiskolai adatbázis MS Accessben

(1998.)

A példákban kitalált vagy megváltoztatott nevek és/vagy kitalált adatok szerepelnek. Mint ilyenek, a szabad fanázia művei.
A vezetéknevek és keresztnevek kombinációja ugyanakkor létező személy(ek) nevét is eredményezheti és előfordulhat, hogy a név a kitalált születési adattal együtt ténylegesen létező személy személyes adatának része.
A példákban szereplő adatok létező személy(ek) személyes adataival való egyezése kizárólag a véletlennek köszönhető.