Két év intézményvezetői munka után, 2000 koratavaszán, úgy döntöttem, hogy a hagyományosan az igazgatóhelyettes munkaköréhez tartozó feladatokat átveszem. Ennek oka az a disszonancia volt, ami a "hagyományra" és az "így szoktukra" hivatkozó helyettesem gyakorlata és az én elvárásaim között mutatkozott. A zeneiskola tanévkezdések természetes zötyögéseit elfogadtam, mert abban rajtunk kívül álló okok játszották a döntő szerepet. A zötyögés rajtunk álló okait, saját előrelátásunk és tervezésünk hiányát azonban nem tudtam elfogadni.
Nem tartottam normális helyzetnek, hogy a következő tanévre készülő iskolavezetés augusztus végén -az előző éves adatok alapján- ne tudja előre jelezni
- az elméleti csoportok várható számát és létszámát
- az indítandó osztályok évfolyamát, helyszínét
- az osztályok ellátásához szükséges óraszámot, tanári létszámot stb.,
- az elmélettanárokra váró feladatokat (csoportok, osztályok, stb.).
A tanév eleji 8-10 hétre jellemző volt a növendékek fejvesztett keresgélése: kinél járta tavaly a szolfézst, milyen osztályt végzett az előző évben, nem volt-e felmentett vagy ismétlésre kötelezett stb., stb.

Az volt a véleményem, hogy a külső szemlélő által is jól látható rendetlenségen a következő tanév elejétől csak akkor tudunk változtatni, ha a tanév végén mindent megteszünk a következő év simább indulás érdekében. Úgy gondoltam, ha júniusban ismernénk minden egyes növendék elméleti osztályának a számát és a jövő tanév évi beiratkozásra vonatkozó szándékét, valamint az őt elméletre tanító tanár nevét, akkor a nagy biztonsággal jelezhetnénk előre a visszairatkozó növendékeink számát és osztályát, az ellátásukhoz szükséges óraszámot. Mindezzel részünkről a lehetséges minimumra csökkentjük a tanévkezdéskor elméletbeosztások körüli bizonytalanságot.

A változáshoz módosítanunk kellett addigi adminisztrációs szokásainkat a következők szerint:

1.) már a tanév végén fell kell térlépezni a növendék következő évi beiratkozásra vonatkozó szándékát (a tanulót informálisan, a gondviselőt formálisan is érdemes nyilatkoztatni ),
2.) a vizsgákat követő adminisztrációs napokon a napló-törzslap-bizonyítvány hármasának egyeztetését különös gonddal kell elvégezni, az ellenőrzött adatokat aztán külön -lehetőleg számítógépes- nyilvántartásban is rögzíteni kell.

Mivel a hagyományosan az igazgatóhelyettes munkájához tartozó feladat számítógép segítette elvégzésében helyettesemre nem számíthattam, az Excel-sablon tervezését, majd az adatfelvételt és az eredmények összesítését magam végeztem el.

A feladat a következő volt: létre kellett hozni egy olyan nyilvántartást, amelyben minden egyes növendékről feljegyezzük
- elméleti tárgyának nevét (az elméleti főtárgyasoknál esetleg két elméleti tárgyának a nevét), - osztályát (az elméleti főtárgyasoknál esetleg osztályait)
- elmélettanárának nevét
- felmentés esetén a felmentés tényét és az osztályt
- a törzslapra került szöveges részt.

A szöveges rész rögzítése különösen fontos, mert ebből kapjuk meg azt az alapvető információt, hogy a növendék elméleti osztályának száma várhatóan emelkedik-e a következő évben, vagyis az illető növendéket lehet-e felsőbb osztályosként tervezni.
Az elkészült egyedi (tanár nevéhez kötött és törzslaponként felvett) nyilvántartásokat egyesítetni kell. Az összesített eredmény alapján biztosan lehet a tárgyév illetve következő tanév elméleti osztályosainak számához és az évfolyamokhoz jutni.

Az adatfelvételhez szükséges elektronikus adatlap elkészítésének munkát a következők szerint végeztem el.
I. szabályok felállítása
II. minta (sablon) elkészítése
III. tanári névsor elkészítése
IV. a sablon alapján minden egyes tanári munkalap elkészítése

I. szabályok felállítása

Mivel az adatokat a naplóval és bizonyítvánnyal egyeztetett Törzskönyv alapján veszem fel, az adatokat a Törzskönyvet vezető tanár nevéhez kötöm. Ha az adott tanár több törzskönyvet vezet, a nevéhez kötött munkalapra az általa vezetett minden törzskönyv (vagyis összes főtárgyas növendékeinek) adatai felkerülnek.
A növendék neve és az azonosításához szükséges születési éve mellett szerepel
- elérhetősége
- hangszerének (ill. főtárgyának) neve
- szolfézs osztálya (ha a szolfézs az elméleti tárgya)
- zeneirodalom osztálya (ha a zeneirodalom az elméleti tárgya)
- elmélet tanárának a neve
- a bizonyítványába ill. a törzslap jegyzet rovatába kerülő szöveges rész.

Mivel Érden a zeneirodalom órára tipikusan a felsőbb (továbbképző) osztályba járó növendékek jártak és a tárgyat egyetlen kolléga tanította, a zeneirodalom elméleti tárgy esetében lehetővé kellett tenni a zeneirodalom oktatásban részesülő, de közelebbről nehezen meghatározható évfolyamú növendékek regisztrálását, vagyis, a létszám osztály megjelölése nélküli rögzítését.

II. minta (sablon) elkészítése

A szabályok felállítása után elkészítettem azt a sablont, amit a tanév végén, a törzskönyvben szereplő növendékeiről egyenként kell kitölteni. A néven kívül 9 fejlécet készítettem, így soronként 10 adatot vehettem fel. (lásd példafájl: törzslap SABLON munkalap .)

(Nagyításhoz kettős kattintás a képre.)

A sablonba csak 10 sort helyeztem (ez félállású tanár tipikus növendéklétszáma). A sorok száma másolással tetszés szerint növelhető, törléssel csökkenthető.

A sablon aljára került a "lényeg": a törzslapösszesítő. Itt DARAB2 és DARABTELI függvények segítségével a felvett adatok nyomán automatikusan összesíthetővé tettem
- az adott tanár által tanított összes főtárgyas növendék számát (létszám)
- a tanított növendékek létszámát az egyes szolfézs osztályokban (ha a szolfézs az elméleti tárgya)
- a tanított növendékek létszámát az egyes zeneirodalom osztályokban (ha a zeneirodalom az elméleti tárgya).

A zeneirodalom osztály oszlopába beírt X jel összesíthetőségével a zeneirodalom oktatásban részesülő, közelebb nem meghatározott évfolyamú növendékek megszámolását biztosítottam. (lásd példafájl: törzslap SABLON. Szabó Jenőné munkalap .)

A sablonra (törzslap SABLON) nem terveztem a szolfézs továbbképzős növendékek (TkI. TkII. stb.) külön automatikus megszámolását, mivel az érdi Városi Zeneiskolában nagyon kevés ilyen növendék volt, a kimutatást bonyolította volna. A sablon alapján készített tanári munkalapra akkor terveztem szolfézs továbbképzősre vonatkozó összesítést elhelyezni, amikor a tanév végén a törzskönyvekből a törzslapokból az adatokat felveszem. (lásd példafájl: Rózsa Péterné munkalap )

A sablon felső részében természetesen helyet hagytam a napló (ill.) törzslap számának, továbbá a tanár és tárgya nevének feltüntetéséhez.

III. tanári névsor elkészítése

A dokumentum első munkalapjának egy tanári névsort is készítettem. Erre csak a későbbi munkavégzés egyszerűsítése érdekében volt szükségem. Az én logikám azt diktálta volna, hogy a naplószámozás a tanári névsor szerint halad, így a naplószám és a törzslapszám megegyezne a tanári névsorban szereplő kollégák sorszámával. A helyettesem által képviselt hagyomány más volt.
Mivel a tanár nevét viselő munkalapokat ABC rendben kívántam felvenni, és az elektronikus nyilvántartás készítésének idején a névsor számozása és a naplószámozás eltérő volt, az azonosításhoz szükséges volt a névsorban a napló ill. törzslap számát is feltüntetni.

A "tanári névsor" munkalap negyedik fejléces oszlopában az adott tanár által tanított és a törzslapon szereplő összes főtárgyas növendéket szerepeltetni kívántam. Az értéket a tanár nevét viselő munkalapról hivatkozással terveztem feltölteni.

Az oszlop alján lévő összesítésben (SUM) szereplő létszám egyenlő zeneiskola által a vonatkozó tanévben tanított összes főtárgyas növendék számával, benne az évközben kimaradtakkal és az újonnan érkezőkkel. (A Létszám fejlécű oszlopban a példafájlban szereplő néhány kitöltött munkalapról történő hivatkozás eredménye látható. Lásd példafájl: tanári névsor munkalap) *

IV. a sablon alapján minden egyes tanári munkalap elkészítése

A sablon egyszerű klónozásával előállítható kívánt mennyiségű, vagyis a tanári névsorban szereplő tanárok számával azonos számú munkalap.
Az egy főtárgyat egyetlen helyszínen tanító (azaz egyetlen törzskönyvet záró) kollégák esetébe a másolás után csak a sorok számát kellett a tanár által kezelt törzskönyv szerinti növendékszámához igazítani. (lásd példafájl következő munkalapjai: Batai Márta, Bánki Ildikó, K.né Fónai Edit, Rózsa Péterné, Szabó Jenőné )

A több főtárgyat és/vagy több helyszínen tanító (azaz több törzslapot záró) kollégák esetébe a másolás után személyre szabott módosításokat kellett végrehajtani. A sablon adattár részét a munkalapon a törzslapok számával egyező számban kellett átmásolni. (lásd a példafájl következő munkalapjai: Czakó Erika, Marosné B. Éva, Réti Ernő )

A sablon összesítő részét csak akkor kellett többször átmásolni, ha a tanár a hangszeres főtárgya mellett elméleti főtárgyas növendéket is tanított.
Az összesítő rész átmásolásakor DARAB2 és DARABTELI függvények hivatkozásait a munkalaphoz kellett igazítani!! ** (lásd a példafájl következő munkalapjai: K.né Fónai Edit, Marosné B. Éva, Pintér Aladár, Sanyi Géza )

Az elméletből felmentett növendékek az osztály megjelölését tartalmazó oszlopban fm+osztályszámmal jelöltem és kiemeltem. (lásd példafájl: Pintér Aladár munkalap )

A fentiek szerint készített nyilvántartást az 1999/2000-es tanév végén sikerült valós adatokkal feltölteni. Az adatok -és a jelentkezési lapok- összesítése nyomán a következő tanév elején az elméletet tanító kollégák kezébe növendéknévsort tudtam adni, a növendékek részére pedig előzetes beosztást tudtam készíteni.

Az egyes munkalapokat előfejjel láttam el, így az elektronikus nyilvántartás kinyomtatás után, papír alapon, lefűzve is jó szolgáltatot tett.

A törzslapok feldolgozásához készített Excel példafájl innen is elérhető.


* A "tanári névsor" munkalap is fiktív neveket tartalmaz, minden hasonlóság csak a véletlen műve lehet. vissza
** Példáim közreadásakor az Excel legalább alapfokú ismeretét feltételezem, és számítok arra, hogy a közzétett példák celláira kattintva az érdeklődők meg tudják találni a hivatkozásokat, a műveletek és függvények képletét, a cellaformás és feltételes formázás beállításait stb. vissza