A számítógép segítette zeneiskolai adminisztráció példáinak közreadásakor a saját munkámban hasznosnak bizonyult tapasztalat megosztásának szándéka vezérelt.
A sorozat tervezésekor úgy gondoltam, hogy a példák sorát "A tanév tervezése - A zeneiskolai adminisztrációs munka szervezés" címmel, egy zeneiskolai év tervezésének részletes bemutatásával zárom; gyakorlati példákon keresztül mutatom be, hogy egy jól felvett elektronikus adatbázisban tároltak segítségével

- hogyan készíthető el a következő tanév növendéklétszám-prognózisa,
- hogyan tervezhető a főtárgyas és csoportos órák száma,
- hogyan történik a főtárgyas és csoportos növendékek ellátásához szükséges tanári létszám előrejelzése
- a hangszeres főtárgyas növendékeknek szükséges korrepetíciós órák számának előrejelzése
- a főtárgyas és csoportos vizsgák időigények tervezése
- a személyi és dologi kiadások legalább havi pontosságú követése
- felsoroltaknak az októberi statisztikai létszám alapján történő korrekciója, folyamatos követése, a tervek és eredmények folyamatos összevetése stb.

A fejezet vázlatának írása közben azonban be kellett látnom, hogy a tanév előkészítése és lebonyolítása során használt Excel-munkafüzeteim általánosabb érvényű, az érditől eltérő viszonyok között is adaptálhatóvá átalakítása, illetve a konkrét adathalmok maszkírozása meghaladná az erre szánt időm; egy konkrét tanév, valós adatainak közzétételét pedig korainak tartom.
A fejezet kidolgozását ezért egy későbbi időpontra halasztom.

A számítógép zeneiskolai alkalmazásával kapcsolatban azonban felmerült két fontos körülmény, amiről szót kell ejtenem.
Ez a számítógép lehetséges alkalmazásainak kérdése, és a számítógép bevonása, ill. a technika alkalmazásának elfogadtatása.

lehetséges alkalmazások
A számítógép segítette zeneiskolai adminisztráció példáiban kizárólag Excel táblázatkezelővel készített megoldásokat mutattam be. Célom, a saját munkában hasznosnak bizonyult nyilvántartás- és kimutatás-minták közreadása, a táblázatkezelőre fókuszálás ennek következménye. A számítástechnikát persze nem lehet az intézmény egészétől elszakítva, csak mint irodai berendezést kezelni. A mikroinformatikának helye van

- az oktatómunkában (a zeneiskolaiban is), és az oktatáshoz (és a zeneoktatáshoz) kapcsolódó előkészítő ill. posztprodukciós feladatok megoldásában1, és
- az intézmény teljes adminisztrációjában, ideértve a működéshez szükséges minden nyomtatott (papír alapú) és elektronikus úton történő kommunikációt.

A zeneiskolai adminisztráció jelentős mennyiségű szöveges feladatainak teljesítésének segítésében nem lehet kellően kiemelni -az egykori írógépnél jóval többet tudó- szövegszerkesztőt. Saját munkámban a szövegszerkesztőtől leginkább az írásbeli rutintevékenységek egyszerűsítését vártam, ezért igazgatói pályám elején minden számomra új, és az elvégzéshez szövegszerkesztőt igénylő feladatot igyekeztem úgy megoldani és a az elektronikus dokumentumot elmenteni, hogy azt más, hasonló helyzetbe, mintaként újra használhassam. Munkámat egy idő után rendkívüli mértékben megkönnyítették a saját kivitelezésű szöveg-sablonok, amiket az adott a helyzettől függően apróbb, vagy lényeges tartalmi -de a szerkezetet és formázást mintául vevő- változással alkalmaztam.
A típusleveleken kívül sablonból kiindulva készült

- a Munkaterv
- az értekezleteteket rögzítő Jegyzőkönyv
- a Leltár és a leltárkiértékelés
- az Éves beszámoló
- minden új belső szabályzat és szabályzatmódosítás
- minden városi pályázat
- minden belső hirdetmény (beiratkozás, a vizsga- és felvételi eredmény hirdetése stb)
- minden belső adatlap (pl hangszerkölcsönzési lap), és általában
- minden tipizálható, rendszeresen kiállításra kerülő zeneiskolai igazolás és kérvény.

Idővel sablon alapján gyártottuk a tanszaki hangversenyeket hirdető A5-ös meghívókat és a leporellókat.
Ide eljutni három év munkája volt. A harmadik tanév végére az érdi zeneiskola számítógépeinek száma

- 0-ról 4-re emelkedett
- ECDL vizsgát tett 3 fő
- irodai számítógépes tanfolyamot végzett 2 fő
- zenei informatikai képzésen vett rész részt 4 zenetanár
- a zeneiskola saját e-mail címmel rendelkezett
- a zeneiskola saját weboldalon jelent meg
- a zeneiskolai adminisztráció három munkaállomása belső hálózati kapcsolatot kapott.

a számítógép bevonása, ill. a technika alkalmazásának elfogadtatása
Az eredményeket soroló előző bekezdésből kitűnik, hogy igazgatói munkám kezdetekor nem volt mire építeni. A részben önálló gazdálkodású intézményben a számítógép használatának nem volt hagyománya, a vezetői informáltságot segítő, a tervezés és kontrolling alapját képező működési adatoknak biztosításának nem voltak meg- a személyi

- tárgyi, és a
- saját vagy fenntartói szervezeti kultúrában gyökerező feltételei.2

Jogos a kérdés, hogy a felsorolt alapfeltételek nélkül miért indítottam miért kezdtem bele az az elektronikus adminisztráció bevezetésével, és miért kellett vezetőként az iskolatitkár és az igazgatóhelyettes(ek) feladatkörébe tartozó munkákat magamra vállalnom.
Az ok egyszerű: közel fél évig nem volt olyan személy, akinek az adminisztrációs feladatok valamelyik csoportját is teljes körűen delegálhattam volna.3
A munkatársak nélküli időszak alatt a folyamatban lévő ügyek teljes körével és az adminisztráció napi rutinfeladataival is meg kellett ismerkednem.

Másfél- két hónapnyi ismerkedés után nyilvánvaló volt, hogy iskolámban az iskolatitkár és igazgatóhelyettes(ek) munkakörébe tartozó feladatok helybeni szokások és normák szerinti megoldása kevéssé harmonizál a célszerűséggel, hatékonysággal és eredményesség kapcsolatos elvárásaimnak.
Kiderült az is, hogy az iskola operatív vezetése az előző 7-8 évben átcsúszott az iskolatitkár kézébe. Ha az intézményt kézben akartam tartni, a kialakult helyzetet nyilvánvalóan meg kellett szüntetni4 , a munkát át kellett szervezni.5
Másfél- két hónapnyi ismerkedés az is nyilvánvaló volt, hogy az írógépet és kézzel vezetett nyilvántartásokat tényleg felválthatja a számítógép, féltéve, hogy

- van gépet kezelni tudó és akaró munkatárs (iskolatitkár, igazgatóhelyettesl)
- van megfelelő munkaeszköz, és
- van olyan személy, aki zeneiskolai ügyvitelhez szükséges anyagokat elkészíti, haszhasználatukat instruálja.

Nem volt más megoldás: vagy egyedül maradok a saját laptommal, otthoni nyomtatómmal, és beállok az esténként és hétvégéken otthon dolgozó igazgatók sorába, vagy kézbe veszem a dolgokat, partnereket keresek, fejlesztésbe kezdek.

A döntésben végül is az segített, hogy

- volt az elektronikus ügyintézés iránti vezetői elkötelezettség (magyarán: hittem benne)
- lehetőség nyílt a váltás iránt elkötelezett, a feladnak megfelelő, új munkatárs kesésére és kiválasztására (magyarán: volt üres iskolatitkári státuszom, így olyan új munkaerőt vehettem fel, akinél feltételként szabhattam a tanulni akarást, a számítógép-használatot stb)
- az erőforrások feletti diszponálás révén kilátásom volt a szükséges tárgyi eszköz(ök) és immateriális javak beszerzésére
- bíztam abban, hogy igazgatóhelyettes kollégámat rá tudom venni a számítógépes munkára, továbbá számítottam a második igazgatóhelyettes beállítására 6
- a beszerzés kritériumainak meghatározásához rendelkeztem a szükséges hardver- és szoftver ismeretekkel
- az éppen beinduló kötelező pedagógusképzés keretében lehetőségem nyílt a munkatársak és érdeklődők informatikai képzésére.

A partnereim megtalálásában sikerem volt: a heteken át tartó munka-erőkeresés eredményeképpen megtaláltam az ideális pályázót, akiből fél év betanulás után nagyszerű iskolatitkár lett. Ő főleg a szövegszerkesztős és rendszerezős feladatokat vette át. "Örökölt" -egyébként jó indulatú, lelkiismeretes- igazgatóhelyettesemmel nem boldogultam. Sajnos nem találtam meg azt a motivációs megoldást, ami a számítógép-használatra és munkamódszer-változásra ösztönözte volna. A sorozatban bemutatott Exceles nyilvántartásokat jórészt az ő feladatkörét ellátva készítettem. Két évig próbálkozás után feladtam Helyére egy, a pedagógustovábbépzés keretében ECDL-vizsgát tett, alkalmas kollégát állítottam.
De addigra a munkát egyszerűsítő, rutin feladatokhoz szükséges Word-mintákat és Excel nyilvántartásokat elkészítettem.

***

Mindezt azért mondom el, mert ha ma, 2006-ban, volnának számítógépes adminisztráció nélkül működő zeneiskolák, bizonyos vagyok benne, hogy vezetői támogatás és változásban részt venni tudó és akaró munkatársak (iskolatitkár, igazgatóhelyettes, adminisztrátor, gazdaságis) nélkül eredményesen nem lehet átállni az elektronikus adminisztrációra.
A '90-es évek végén úgy tapasztaltam, a zeneiskolák adminisztrációjában dolgozók (beleértve az igazgatót is) számítógépesítés-ellenességének legfőbb oka:

- az újtól való (természetes) félelem, olykor közrejátszott
- a munkahely
- a tekintély, illetve
- a megszerzett informális hatalom elvesztésének félelme is. 7

Az idegenkedés a zeneiskolai tanári karokban is jelent volt. Ennek oka -szintén 1997 és 2000 között tapasztaltak szerint- :

- a zeneoktatás számítógépektől való féltése, ebből kifolyólag az információtechnológiától való általános idegenkedés
- annak félelme, hogy az irodai számítógép vásárlásra fordítható összeg a hangszervásárlásra fordítható összeg terhére történik
- az adminisztrációs feladatok jelentősége és nagysága iránt közömbösség, abból következően a változ(tat)ás érdektelensége
- az adminisztrációs feladatok jelentősége és nagysága iránt közömbösség, ebből következően a terheket csökkentő, a működést átláthatóbbá tévő, korszerűbb ügyvitel kérdése iránti érdektelenség.

Ilyen közegben a számítógép segítette zeneiskolai adminisztráció irányába csak olyan zeneiskolákban volt elérhető belső támogatással (és/vagy kezdeményezéssel) elmozdulás, amelyikben a szervezeti kultúra része

- az egymás munkájára odafigyelés
- a folyamatos önképzés, pedagógus továbbképzéseken való részvétel
- az újdonságok befogadására és a változása rugalmas követése, és
- a minőségi szolgáltatás nyújtása iránti igény. 8

Tapasztalatom szerint, az 1990-es évek derekán belső támogatás (és/vagy kezdeményezés) nélkül pedig csak ott tudott elindulni az elektronikus ügyintézés, ahol a vezető vagy a fenntartó ezt elhatározta és végre is hajtotta. Ez azonban magában hordozta az ellenállás, ezzel, a kezdeményezés meghiúsításának veszélyét. 9 Ha pedig "tálcán kínált" (pl. célzott támogatás, informatikai fejlesztésre költhető, könnyen megszerezhető) százezrek vagy milliók érkeztek az intézményhez, a pénzt örömmel elköltötték, de a fejekben meg nem történt fejlesztés miatt a beruházás részben kidobott pénz volt.
A számítógép asztali dísz, képernyős írógép maradt.

***

1998 óta a korszellem sokat változott.
"Számítógép, számítógép" halljuk mindenfelől. OM-kezdeményezések, Sulinet program, fejlesztéstámogatási akciók révén a számítógép és az iskola fogalma a fejekben összekapcsolódott.
Nem ismerem a művészeti iskolák és zeneiskolák adminisztrációjának számítógépes ellátottságáról szóló statisztikát, de feltételezem, hogy a több mint 700 alapfokú művészetoktatási intézmény között nincs egy sem, ahol az adminisztrációban ne lenne legalább egy darab számítógép és nyomtató.
Arról sem ismerek adatot, hogy a technikát mire és milyen eredménnyel használják.
Alapos internetes keresés után viszont megállapíthatom, hogy amíg a közoktatás egyes intézmény típusainál már léteznek az iskolák adminisztrációját segítő elektronikus tantárgyfelosztás-minták, addig a több mint 700 alapfokú művészetoktatási intézmény részére ilyen segítő anyagot nem tett fel egyetlen Önkormányzat vagy művészeti iskolai szakmai szervezet sem. 10
Rövid internetes keresés után sajnos azt is látom, hogy a számítógéppel kapcsolatos ellenérzés még mindig létezik, és azt olykor tekintélyes művészek és életben tartják. 11

A szakmai sajtó és a szakmai érdekvédelmi szervezetek anyagainak átnézése után az is megállapítható, hogy az iskolák és zeneiskolák vezetőinek adminisztrációs terheiről sehol nem esik szó. Nem tudom, ez azt jelenti-e, hogy

- nincsenek adminisztrációs terhek, vagy
- a terheket már annyira megszoktuk, olyan természetes körülménynek vesszük, amiről nem érdemes beszélni.

Akár így, akár úgy, ha a vezetőket és intézményeket nem nyomasztja az adminisztrációs feladatok terhe, ha úgy jó, ahogy van, akkor a terhek könnyítését segítő számítógépes megoldásokról, a számítógép segítette zeneiskolai adminisztrációról sincs sok értelme tovább beszélni.

Egy fecske nem csinál nyarat.12

(2006.)

--------------------

1 A téma kifejtése meghaladja a cikk és a sorozat keretét. A számítógép zenei és zeneiskolai alkalmazásáról lásd a következő írásokat:
Hamburger és utópia I. rész
Hamburger és utópia II. rész
Mire jó a hang számítógépes vizualizációja
Számítógép és notáció
Numerikus légypapír? vissza